Longtemps boudée par les entreprises, la signature électronique constitue désormais un axe majeur de la dématérialisation des processus. Une solution sécurisée et écolo qui permet un gain de temps et d’argent pour ses usagers. Eclairage

La pandémie que l’on traverse l’a prouvée, la digitalisation constitue désormais un enjeu majeur pour la continuité des activités économiques. Et la signature électronique s’impose comme un des outils essentiels de ce processus de dématérialisation. Légalisée il y a une vingtaine d’année, elle s’est surtout démocratisée durant le confinement. La première semaine du mois d’avril, l’équipe de Yousign, spécialiste de la signature électronique, a par exemple dû gérer une multiplication par cinq du nombre de sollicitations clients. Devis, contrats, documents administratifs ou juridiques ou même transactions financières, … La signature électronique a ainsi permis, à tous ceux qui s’en sont emparés, de donner leur aval sur n’importe quel document en format numérique et ce, rapidement et en toute sécurité.

Vers la fin des processus chronophages

En effet, la signature électronique permet un gain de temps substantiel. Un commercial pourra par exemple, en quelques secondes, envoyer un contrat à signer. Et ce même depuis son téléphone. Il en va de même pour le client qui pourra le renvoyer signé sans contraintes d’impression ou de numérisation. Un parcours de contractualisation simple et sans rupture. Par ailleurs, pour des contrats demandant la signature de plusieurs personnes, situées dans différents lieux, le processus peut désormais être clôturé en quelques minutes seulement, quand cela pouvait prendre plusieurs jours voire des semaines avec les signatures manuscrites. Ainsi les contraintes comme la distance, l’impression de documents ou encore la présence au bureau peuvent être écartées.

Pour les fonctions juridiques comme les notaires, connues pour faire face à de nombreuses procédures fastidieuses, la signature électronique a permis également d’alléger de nombreux process. Yousign a par exemple développé une offre spécifique dédiée à cette profession qui requiert des besoins spécifiques en matière de sécurité. La solution a été par ailleurs référencée par le Conseil supérieur du notariat.

Une sécurité assurée

Pour les documents qui présentent une valeur et un risque élevé, la signature électronique constitue aussi une alternative plus sûre. Elle repose d’ailleurs sur une procédure encadrée par l’article 25 du règlement européen eIDAS quand elle intègre un prestataire de services de certification électronique qui représente ici un tiers de confiance tel que Yousign. Elle est également fiable devant les tribunaux, car elle garantit l’identité des signataires d’un document, tout en appliquant la Règlementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD).

Un acte éco-responsable

La signature électronique s’inscrit également dans l’engagement des entreprises envers l’environnement. Fini la consommation et le stockage de documents, parfois imprimés en double ou triple exemplaires, ces derniers sont même archivés plus efficacement. De plus, dans un contexte marqué par la perte substantielle de revenus, le gain financier n’est pas négligeable. Frais d’impressions, achat de papier et stylos, l’impact sur les budgets annuels peut être significatif.

Yousign : une solution européenne

C’est dans cette logique que s’inscrit l’entreprise européenne YousignCréée à Caen en 2013, elle s’exporte ensuite en Allemagne, Italie et Espagne. Un atout supplémentaire pour assurer les échanges internationaux.

 

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